10 herramientas esenciales para el Teletrabajo

G Suite de Google

La primera alternativa que siempre recomiendo por facilidad y efectividad, es el paquete de herramientas ofimáticas de Google.

Se accede gratuitamente con una cuenta de Google, o lo que mucha gente denomina Gmail. (Esto es sólo la herramienta de correo electrónico).

Con este pedazo de paquete de servicios disponemos para teletrabajar de todo lo necesario.

Google Drive

Es la plataforma de almacenamiento en la nube de Google vinculada a nuestra cuenta.

A lo largo de los años ha integrado varias herramientas de la marca, y ahora es la joya de la corona.

Con Google drive, no sólo contamos con 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube, y una compatibilidad con cualquier plataforma.

Google DOCS

Es una de las herramientas independientes de Google que se integró en Drive. Es decir:

• Procesador de textos (un word para los acérrimos de Microsoft)
• Hojas de Cálculo (El Excel de Microsoft)
• Y presentaciones con Slides de Google (una herramienta bastante más ágil que Power Point).
• Además contamos con recursos como Formularios de Google, para crear cuestionarios. (Tengo un curso sobre Forms en YouTube)
• O Google Sites, para diseñar sencillas páginas web.

¿Por qué es clave para el teletrabajo?

Sencillo, están creadas de forma nativa como herramientas de colaboración online. Esto hace que sea una delicia usarlas.

¿cómo las uso?

Cualquier documento (texto, hoja cálculo, presentación, form o site) puedes crearlo, y compartirlo con tu equipo de trabajo, para realizar una edición colaborativa, sincrónica o asincrónica.

Vamos que podéis estar trabajando varias personas en un mismo documento al mismo tiempo, con cambios actualizados en vivo. Esto ya de por sí mola, pero no es todo.

Para el trabajo colaborativo, dispones de diferentes roles de nivel de acceso para miembros, un chat para comunicarse sin salir del documento, y un sistema de comentarios y correcciones, para no invadir el trabajo del otro.

No obstante, que no haya miedo al desastre, ya que guarda un registro de acciones con la persona que lo realizó, y la posibilidad de vuelta atrás. 

Lejos queda el condenado word que pierde el trabajo de una mañana por no darle a guardar.

Calendar y Hangout / Meet

Si esta funcionalidad de Drive te parece poco, puedes combinar este trabajo con el uso colaborativo de Calendarios de Google, con eventos compartidos, que automatizan tareas, y, por ejemplo, videoconferencias.

Y hablando de videoconferencias, dispones de Hangouts (Actualmente Meet), para mí, un sistema superior a Skype, más fluido y muy funcional. Que además te permite emitir en directo.

Podrás hacer una conferencia grupal, compartir escritorio para presentar tareas, o usar un documento de drive para realizar las tareas en directo durante la conferencia.

Google Groups y Chat

Si la cosa va a ser permanente, te sugiero configurar Google Groups y/o Chat, y evitar saturar tu bandeja de entrada de correos. Podrás organizar tus conversaciones y vincular documentos compartidos.

Microsoft Office 365

No puedo hablar de Teletrabajo y no hablar del sistema cloud de Microsoft. En los últimos años, dejaron de resistirse a dejar de vender sus licencias de software, para apostar por las suscripciones a herramientas en la nube.

Básicamente es un servicio homólogo al G Suite de Google, con la adaptación de las tradicionales herramientas de Office a la nube.

Este es el principal problema que veo a la solución que más organizaciones están implementando. Su forzada adaptación al sistema virtual, que genera bastantes problemas de sincronización, lentitud, etc.

Estas herramientas no son nativas para su aplicación en colaboración, por lo que estas funcionalidades, aunque las tienen, no funcionan con la fluidez y confiabilidad de las de Google.

No obstante, tienen una calidad y trayectoria más que contrastada, y nos permiten teletrabajar a la perfección. Además, si es la apuesta de tu empresa, trabajarás en un entorno seguro y cumpliendo la privacidad.

Y disponemos de todo, dejando de lado, Word, Excel, Power Point y el almacenamiento de OneDrive. Cabe destacar las herramientas de las que hablo a continuación.

OneNote

Es la aplicación de notas de Microsoft. Y hay que reconocer que es increíble. Aunque no me guste la organización rígida de las mismas, muy jerárquica.

Pero es brutal para recoger la información, con todo tipo de funcionalidades de contenido. Y un uso colaborativo avanzado, que hace las delicias del Teletrabajo.

Esta herramientas de notas puede enfrentarse a plataformas como Evernote, sin problema. Y en particular en las versiones gratuitas de esta última, que dejan mucho que desear.

En lo personal, uso Keep, su homólogo de Google, pero he de reconocer que no se le puede llamar homólogo. No son herramientas comparables.

Es la fórmula perfecta para organizar tus notas, y disponer de libretas compartidas con otras personas del equipo. En su versión para centros de formación, su funcionalidad es aún más envidiable.

Microsoft Teams

Teams, la nota de color de 365. Microsoft tiene productos de gran calidad y trayectoria. Pero en ocasiones, pesa más la trayectoria, y ese pasado de cuasi monopolio, que le permitió posicionarse como líder del mercado. Pero Teams mola.

Es una aplicación 100% ideada para usar todas las herramientas de 365 de forma colaborativa en grupos de trabajo, jerárquicos o totalmente horizontales.

Te permite disponer de un espacio común para un grupo, que integre herramientas como las notas de OneNote o su versión empresarial (servidor virtual) el sharepoint. De cualquier contenido ofimático creado con sus herramientas, y de un espacio de chat grupal.

Vamos, como disponer de un Whatsapp, pero sin saturar al personal. Y además tienes chat directo con cada miembro del equipo.

Es la herramienta clave dentro de 365 para el Teletrabajo en equipo.

Skype

Y por supuesto, tengo que añadir Skype. Aunque he hablado de Hangout, Skype tiene una trayectoría y reputación, que igualmente le precede. O al menos historia y masa crítica de usuarios.

Zoom

Si queréis videoconferencia de calidad, echaría un vistazo a ZOOM, High level frente a las mencionadas. Aunque esto se ha evidenciado en el confinamiento. Ahora estamos ante una carrera para tener la mejor plataforma de videoconferencias.

Task y Planner

En cuanto a la gestión de tareas, en las Suites anteriores contamos con Task de Google, y Planner de Microsoft. Ambas te permitirán identificar tareas, crear listados to do, e identificar timings y responsables. 

Trello

Una alternativa, combinable con muchas otras herramientas es Trello. Es una aplicación gestada en el ámbito técnico, de gestión de proyectos por tareas según la metodología Kanban. 

Es brutal y tiene un sistema increíble, pero hay que valorar que sea la fórmula de trabajo adecuada para mi organización, si no lo es, podemos encontrarnos con estrategias forzadas.

Pero si se adapta, BINGO. Porque es una herramienta increíble para Teletrabajo. 

Permite identificar tareas dentro de proyectos, organizar tableros para los mismos, y por cada tarea crear listados to do, responsables, dispone de mensajería independiente por cada tarea. Muy buena.

Ojo, también tiene sus limitaciones en la versión gratuita. 

Y seguimos con imprescindibles del Teletrabajo. Y con esta acabo, porque, sí dejamos llevar la imaginación, nos permite cualquier locura.

IFTTT

IFTTT es una herramienta de automatización de tareas y acciones. Se basa en crear reacciones del tipo ACCIÓN – REACCIÓN.

Básicamente tienes acceso a vincular todo tipo de herramientas digital del mercado, y gadgets de internet de las cosas (sensores, asistentes del hogar, luces, aspiradoras, etc).

Y definir que ocurre ante ciertos eventos como por ejemplo, que te llegue un correo de una persona determinada. Puedes configurar una notificación a Telegram, algo práctico cuando estamos fuera de la oficina.

Pero esto es una minucia, para todo lo que se puede hacer. En esencia, podemos configurar de todo. y estas órdenes se denominan Applets. 

• Puedes automatizar mensajes en redes sociales a partir de inumerables inputs.
• Puedes usar una fuente RSS para activar canales de Telegram.
• Puedes crearte notificaciones y alertas de aplicaciones meteorológicas.
• Puedes configurar acciones a través de tu Asistente virtual aprovechando que estás en casa, para activar acciones con la voz.

Existen muchísimos applets ya creados por la comunidad , que puedes usar, en lugar de crearlos de cero. Esto te aportará muchas ideas para crear los tuyos propios.

Las opciones son muchas, pero teletrabajar depende de una metodología de trabajo bien definida, trabajar por objetivos, y NO por temperatura del asiento (por horas de presencialidad), y un reparto de tareas y responsabilidad equitativo, bien definido y permanentemente evaluable. 

De esto tenemos problemas en muchas organizaciones y empresas españolas, esperemos que podamos aprovechar malas experiencias como el Coronavirus, para, al menos, sacar algo positivo, encaminar el trabajo eficiente y productivo.