Para que usar Google Keep en Trabajo Social

La primera impresión con esta herramienta suele menospreciar sus posibilidades. Muchas personas tienden a usarla como un medio para tomar notas rápidas en el móvil o hacer la lista de la compra. Pero bien gestionada, es una solución completa a nuestras necesidades tomando notas en formato digital.

¿cómo? te lo cuento.

Una nota por temática, no por día

La tradición del cuaderno de papel marca nuestros pasos, tenemos que repensar lo que hacemos y cómo lo hacemos.

Es habitual, abrir el cuaderno, fechar la hoja y poner un título de temática. Lo haces así? en papel es normal, las hojas van en un orden lineal y enganchadas al lomo, salvo en archivadores.

Pero en notas digitales, esta barrera física desaparece. Sin embargo, solemos continuar con este esquema. Abriendo nuestras notas nuevas por temáticas y clasificándolas en carpetas, blogs de notas o similares. Esto entraña un problema, con el paso del tiempo la cantidad de escritos crece de tal forma, que su organización, o localizar información antigua, resulta cada vez más complejo.

Una estrategia interesante, es crear notas que adquieran un nivel superior de ordenación, que respondan a nuestra idea previa de carpeta. Es decir, si repito una tipología de nota constantemente, es mejor tener sólo una, e ir integrando contenido de forma cronológica a partir de una fecha. Algo parecido sería el seguimiento acumulativo de una historia social.

Las etiquetas son mágicas. Búsqueda semántica

Como podéis aprender en el vídeotutorial, Google Keep se organiza por etiquetas. Esto es una organización semántica, lo que implica que podemos clasificar cada una de nuestras notas con una o varias palabras clave o etiquetas. Y así, buscar nuestros contenidos en base a diferentes clasificaciones.

Además estas clasificaciones podemos variarlas en el tiempo en base a necesidades. Pero sin eliminar la lógica de clasificación anterior. Ya que podemos realizar una búsqueda de notas en el buscador de Keep, y etiquetar todas ellas en base a una cuestión de nueva necesidad o temporal.

Un ejemplo. Podríamos utilizar Keep para el seguimiento de casos/grupos. Una tipología de etiquetas puede ser el grupo al que asista la persona en particular. Podríamos identificar el título de la nota con el nombre del caso (o iniciales, nº expediente, etc) y utilizar las etiquetas para vincularle a uno o varios grupos.

Si os fijáis en el ejemplo de la imagen, en primer lugar tenemos una sola nota clasificada por 3 etiquetas, algunas de ellas pueden ser temporales (al dejar el grupo se puede retirar). En segundo lugar tiene un código de color, con lo que podéis realizar otro nivel de organización. Y el tercer lugar, podemos fijarla en la parte superior del gestor de notas. Priorizando su visibilidad frente al resto, con esto por ejemplo podemos preparar el día antes las temáticas, casos u otras cuestiones que vamos a necesitar.

Y con un programa tan sencillo como keep que no nos deja ni editar el texto!!

Archiva notas, no seas Diógenes!

Y por último, pero clave. Archiva!!

Tenemos que habituarnos a archivar, saber cuando no es necesario tener a primera vista una determinada información.

Como podéis aprender en el vídeo, se pueden archivar las notas para no tenerlas en la interfaz de trabajo, pero aparecerán en las búsquedas. Así siempre puedes recuperar la información para tus consultas. Y estarán ubicadas a un click en el menú de la izquierda.

MULTITODO, multiplataforrma, usuario y dispositivo

• Google Keep está disponible para todas las plataformas. Navegador, escritorio en windows, mac y linux, app android e IOS.
• Es multidispositivo, ordenador, mac, smartphone, combinable con los sistemas operativos del punto anterior.
• Y muy importante, multiusuario. Puedes compartir tus notas y editarlas de forma colaborativa con cualquier cuenta de Google.

Estas tres características, convierte esta aplicación en lo más sencillo y eficiente para visitas domiciliarias, anotaciones sobre grupos, seguimiento de casos, ordenación, actas, desarrollo de borradores, etc.